Bristande kommunikation orsakar konflikter på jobbet
Vi pratar, skriver och kommunicerar hela dagarna, och ändå kommunicerar vi inte tillräckligt? En tom inbox är bara en utopi för de flesta, så varför har vi inte tillfredsställt vårt behov av kommunikation? Det finns samtal som måste föras ansikte mot ansikte, men det garanterar ändå inte att det blir meningsfullt. Jag vill berätta något som fick mig ett inse hur lätt konflikter kan uppstå på grund av dålig kommunikation.
Är alla med på förändringarna?
Vi knackar på hos en ledningsgrupp som var mitt uppe i en stor förändring. De skulle implementera en ny, teambaserad organisation. Vd:n tyckte inte att ledningsgruppen hade en gemensam syn på förändringsarbetet. Han visste inte om han kunde lita på att alla var med på tåget. Tillsammans planerade vi ett externt möte och räknade med att två dagar skulle räcka för att komma fram till en gemensam grund och ett gemensamt fokus.
Före mötet pratade jag med var och en i ledningsgruppen för att lära känna dem och kanske ge dem en liten knuff. Jag träffar gärna teammedlemmarna en och en före en intervention. Då får jag en rakare kommunikation med dem och förstår vilka svårigheter de har. Jag kan också känna av om de är redo för djupare mentalt arbete. I alla team som jobbar under tryck finns det medlemmar som kämpar för att hålla jämna steg med de övriga. Om en medlem inte bidrar så kan inte resten av teamet fortsätta arbetet och hela operationen misslyckas.
En sluten ledare
Vd:n var mest orolig för en erfaren chef som gruppen hade framfört kritik mot. Chefen, vi kan kalla honom Anders, var väldigt tystlåten och det var svårt för vd:n att ha förtroende för honom. Hur klarade han pressen? Behövde han hjälp? Vd:n försökte nå fram och vara öppen, men Anders berättade inte hur han mådde.
Vd:n kunde inte få Anders förtroende, och det ledde till bristande kommunikation. Den bristande kommunikationen ledde till inkonsekvent behandling av de anställda. De reagerade genom att utmana och underminera ledningens olika initiativ. Hela händelseförloppet hade satts i gång för att två personer inte kunde förstå och lita på varandra.
I en ledningsgrupp, och i alla team, ska det råda en trygg atmosfär. Ledningen driver förändring på många områden och förändring leder till osäkerhet, kanske också kaos. Det är bara naturligt när man inför något nytt. Räkna med att förändringar skapar en del kaos i människors medvetande. Utan känslan av att förlora kontrollen kan det inte bli någon verklig förändring.
Det visste vd:n.Han visste att förändringarna gjorde personalen osäker och han behövde Anders för att nå sina anställda. Han hoppades att Anders skulle ha en positiv inverkanpå sina direktrapporterande tack vare sin långa erfarenhet, men i stället kringgick personalen Anders och vände sig till vd:n. Anders tog inte av sig sin rustning tillsammans med sina kollegor i ledningsgruppen, hur skulle han då kunna göra det med sina underställda?
Avskeda eller inte?
Ni kanske undrar varför Anders inte förstod att han måste vara mer öppen? Varför reagerade han inte när hans vd försökte nå honom? Det är väl oprofessionellt? Borde man inte vänta sig mer av honom?
Jo, och nej – svarar jag som en typisk konsult, kanske du tycker. Men vi tar en närmare titt på problemet, och så ska jag förklara varför det är bättre att fokusera på andra, mer angelägna frågor.
Jag tror att det var nära att Anders blev avskedad. Men då skulle organisationen sakna en fungerande chef i flera månader. Det var inget lockande scenario när de befann sig mitt i en förändring av hela organisationen.
Det var vd:n som hade initierat den teambaserade organisationen och han var helt inställd på att fullföljaförändringen. Åtgärden hade redanfåttpositiv respons, så det kändes inte lockande att backa nu. Om han hadevetat hur svårt det var för Anders att kommunicera så hade han kanskealdrig blivit anställd, men nu kände vd:n att han måste jobba med det han hade.
Vd:n var väldigt öppen när han pratade med mig. Det underlättade mina samtal med Anders eftersom jag var insatt i deras problematik.
Borde Anders avskedas innan han fått någon hjälp?
Vd:n hade gett feedback till Anders, men under andra omständigheter hade han kanske fått sparken.
Anders hade mycket erfarenhet inom sitt område och ansågs vara en bra chef bland sina kollegor i ledningsgruppen som inte hade hans långa erfarenhet. Om han bara kunde förbättra sin relation med vd:n så skulle läget snabbt kunna förbättras. Anders kunde bli en viktig spelare i förändringsarbetet. Det vore väl värt lite teamcoachning? (Dessutom är teamcoachning billigt jämfört med nyanställning.)
Kanske är det typiskt svenskt, men jag tycker att människor ska få en ärlig chans. En ärlig chans behöver inte innebära sessioner med en managementkonsult. Enligt svensk lag måste ett företag kunna visa på tjänstefel eller att stödåtgärder getts för att garantera en rättvis behandling.
Varför är hot inte ett bra verktyg?
Anders blev mer öppen, tilliten började lägga sig som tunn is i början av vintern. Var det för att han kände hotet om uppsägning? Jag försöker att inte underskatta andras intelligens här.
Anders visste att han hade svårigheter och att hans beteende påverkade vd:n på ett negativt sätt. Han uttryckte det som att han fastnade när han försökte vinna tid för att komma med ett riktigt bra svar. Han tog helt enkelt för lång tid på sig. De andra behövde bara ett svar från honom, inte en lösning på alla sina problem. De ville ha hans åsikt, även om de befann sig i ett tidigt stadium i sina diskussioner. De saknade hans perspektiv och erfarenhet. De ville också hjälpa honom med den interna kritiken, men han höll dem på avstånd.
Min strategi i den här situationen är att först ta reda på om personen förstår vilken inverkan han eller hon har på andra. Jag letar här efter känslomässig empati. Reagerar personen adekvat på andra människors känslor? Om inte, kanske det handlar om en manipulativ person.Det är svårt att känna tilltro till någon som inte har förmågan att reagera på ett sunt sätt, i det här fallet kanske med oro på grund av den interna kritiken.
Tyvärr är det många som har fått lära sig stänga av sina känslor. Jag brukar inte gräva i människors förflutna men med Anders fick jag känslan att han hade en mur omkring sig när han var tillsammans med sina kollegor i ledningsgruppen. Det är han inte ensam om, det finns många sådana i ledningsgrupper.
Av någon anledning hade Anders inte känt sig trygg nog för att berätta vad som tyngde honom. Han sa själv att han ofta kände sig hämmad i sitt tänkande när han letade efter bästa sättet att uttrycka sig på. När han väl visade sin sårbarhet i ledningsgruppen började de andra förstå honom. De kunde relatera, ge honom feedback på hur hans beteende påverkade dem. Anders lovade vara mer öppen med sina funderingar även när han inte hade haft tid att tänka igenom dem först. Det var nu allt vände. När Anders visade sig sårbar började ett band mellan honom och de andra växa. Som vinterns första is. Den är tunn och bär inte en människa, än mindre ett helt team. Men det är samma is som efter hand växer så att den håller för att åka skridskor på.
Att bära rustning på jobbet
Kommunikation består inte bara av ord,vårt kroppsspråk och tonläge förstärker orden. Även när du inte säger någonting så är du inte tyst. Är du däremot klädd i rustning ger du inte andra någon möjlighet att förstå dig. Och om de inte förstår dig, hur ska de då kunna lita på dig? Om någon kommer till ett möte med rustningen på är det svårt för mig att tänka på något annat än varför de tycker att den är nödvändig.
Varför har man en rustning? För att vara beredd om det kommer en attack. En attack man inte tror man kan försvara sig mot utan rustningen.
Vad händer om en person i rustning känner sig hotad av mig? Jag gissar att deras första reaktion inte är att ta av sig rustningen, det skulle ju motverka syftet.Det är viktigt att de känner förtroende för mig och kan slappna av utan sitt skydd. Om de kan det, så hoppas jag kunna föra dem tillbaka till teamet utan rustning.
Det här stämmer inte med hur bilden av ledarskap ser ut för många. Men det var längesedan du förväntades vara osårbar. Du tror mig inte? Fråga dig själv, fråga vem som helst: vem litar du på? Vem sympatiserar du med? Den osårbara? Tror inte det. Vi vill ha uppriktighet, empati, äkta känslor. Vi vill känna oss trygga, och rustningar kan vara frestande men det är inte det du bör sträva efter. Moderna ledare känner sig trygga i sig själva. De delar öppet sina åsikter med dig och tar sig tid att lyssna. De vill förstå dig.
Nästa gång du ser en rustning på jobbet, påminn dig själv om att vi behöver mer sårbarhet. Den personen känner sig inte trygg nog för att våga uppträda utan skydd. Att bära rustning är ett tecken på hot som, tvärtemot vad bäraren vill, kan leda till konflikter. Fråga dig själv om kulturen på ditt jobb tillåter dig att känna dig trygg? De flesta känner sig varken mer avslappnade eller som sitt bästa jagom de måste bära runt på 20 extra kilo stål.
Recent Comments